Không giống với một số ngày lễ trong năm, sinh nhật công ty là một ngày đặc biệt. Dịp này càng đặc biệt hơn khi chúng là những mốc son 1 năm, 5 năm, 10 năm, 25 năm,…Chính vì thế, việc lên kế hoạch từ nhiều ngày trước là điều cần thiết. Nếu bạn chưa biết tổ chức sinh nhật công ty ra sao thì hãy tham khảo ngay quy trình bài bản dưới đây.

Lên ý tưởng chương trình

Trong bất cứ sự kiện, chương trình nào, lên ý tưởng chương trình cũng là việc quan trọng đầu tiên. Một chương trình có “concept” được lên kỹ lưỡng, rõ ràng sẽ là tiền đề để làm bước tiếp theo. Dựa vào mục tiêu đã đưa ra, doanh nghiệp có thể chọn một số hình thức sau để tổ chức:

• Tổ chức sinh nhật cho công ty giống như một buổi lễ, sự kiện kỷ niệm. Hay tổ chức như một buổi “gala dinner”,…
• Chọn ngày sinh nhật của công ty để tổ chức chuyến du lịch, nghỉ dưỡng cho toàn thể nhân sự.
• Tổ chức kết hợp buổi sinh nhật công ty với hoạt động team building.
• Kết hợp, lồng ghép tổ chức sinh nhật công ty trong buổi giao lưu cuối năm.

Qua những cách thức tổ chức được liệt kê, công ty từ đó chọn một hình thức phù hợp. Khi đã vạch ra được hướng đi sơ bộ, việc lên chủ đề cho chương trình sẽ dễ dàng hơn. Công ty có thể chọn chủ đề buổi sinh nhật dựa theo ngày lễ, xu hướng “concept”,… Tuy nhiên, chủ đề cần phải liên quan đến văn hóa doanh nghiệp, cả màu sắc chủ đạo cũng thế.

Thật vậy, lên ý tưởng chương trình tốt sẽ giúp những khâu sau như chọn địa điểm; lên các tiết mục văn nghệ; xác định số lượng;… được dễ dàng hơn.

Hoạch định ngân sách chính xác

Giống với việc lên ý tưởng cho chương trình, hoạch định ngân sách cũng quan trọng không kém. Sẽ tùy vào công ty, tổ chức sự kiện sinh nhật ngân sách có thể hoạch định từ trước. Hoặc sau khi lên ý tưởng, phòng ban mới gửi kế hoạch ngân sách lên cấp trên xét duyệt. 

Để ngân sách được hoạch định một cách chính xác, bạn cần nắm dòng tiền chia ra mấy phần chính. Thông thường, dòng tiền sẽ chảy theo 4 hướng chính là chi thiết bị, nhân sự, địa điểm, ăn uống.

• Về dụng cụ, thiết bị của sự kiện bao gồm như: thuê dàn loa, một số máy móc âm thanh; các dụng cụ trang trí (theo ý tưởng đã được đưa ra); quà tặng, phần thưởng và một số trang thiết bị khác.
• Về nhân sự bao gồm các nguồn phải chi như: Khách mời đến biểu diễn, MC của chương trình; người quay phim, chụp ảnh ghi hình lại sự kiện; Và đặc biệt không thể thiếu đó là nhân sự đứng ra tổ chức chương trình,…
• Về địa điểm, tổ chức sinh nhật công ty bên ngoài thì sẽ có mức chi phí riêng; còn nếu tổ chức tại chính công ty thì lượng chi sẽ tính theo số lượng bàn tiệc,…
• Về khoản ăn uống, chi phí sẽ được tính trên thực đơn, có bao nhiêu món. Một điều cần lưu ý đó là không nên chi quá đắt đỏ vì có thể thâm hụt ngân sách. Cũng không nên quá tiết kiệm, điều này sẽ làm người dự không mấy hài lòng.

Xác định số lượng người tham dự khi tổ chức sinh nhật công ty

Dựa theo “concept”, ngân sách được đưa xuống, bạn có thể xác định được số lượng người tham dự. Có thể là sự kiện chỉ có các sếp và nhân viên ưu tú. Hay sự kiện đó có tất cả nhân sự, tất cả các phòng ban.

Với xác định được quy mô, số lượng người tham dự sẽ giúp:

• Tìm kiếm địa điểm tổ chức được dễ dàng hơn, là nơi có không gian rộng hay nhỏ là đủ.
• Xác định được số thư mời cần gửi đi, số lượng quà tặng sẽ trao,… Đặc biệt là số lượng bàn tiệc cho trong sự kiện sinh nhật công ty hôm đó.
• Ngoài ra, chúng còn giúp người điều phối xác định cần bao nhiêu thành viên ban tổ chức,..Đồng thời là đảm bảo được chất lượng của buổi sự kiện đó.

Thật vậy, trong quy trình tổ chức sinh nhật công ty không thể bỏ qua bước xác định lượng người tham gia. Việc xác định được rõ số lượng tham dự sẽ giúp tránh được sự thiếu hụt hay dư thừa. Nếu doanh nghiệp muốn tổ chức cho toàn thể công ty, cần làm phiếu khảo sát cụ thể. Đồng thời, cần lên kế hoạch dự trù khi số lượng tham dự lớn hơn số lượng đã xác định.

Lựa chọn địa điểm tổ chức

Chọn địa điểm tổ chức cũng là một việc hơi khó vì cần phải đáp ứng được nhiều yếu tố như:

• Địa điểm tổ chức sinh nhật công ty có dễ tìm hay không. Bởi lẽ nếu nó nằm ở nơi khó kiếm, xa trung tâm sẽ gây bất thuận tiện cho nhiều người.
• Địa điểm đó đã phù hợp với “concept” chương trình và ngân sách đã hoạch định.
• Chỗ đó có chứa đủ số lượng người tham gia, sân khấu có rộng, an toàn hay chưa.
• Nếu ở ngoài trời thì cũng cần chú ý cả tới vấn đề thời tiết có gió bão,…

Từ những vấn đề cần giải quyết bên trên, công ty có thể chọn một số địa điểm như:

• Tổ chức sinh nhật ngay tại chính công ty.
• Tổ chức tiệc trong nhà tại: các nhà hàng, trung tâm hội nghị,…
• Tổ chức sự kiện ngoài trời tại: bãi biển resort, hội nghị sân vườn,… 

Lên các tiết mục văn nghệ cho buổi tiệc sinh nhật công ty

Trước khi nhắc đến phần văn nghệ cho tiệc sinh nhật, ban tổ chức cần chuẩn bị một số video hình ảnh để làm tư liệu trình chiếu về hành trình phát triển của công ty. Bởi lẽ, mục đích chính của buổi tiệc là mừng công ty thêm 1 tuổi mới. Vì thế, một hành trình đã đi qua là thứ cần nhắc lại trong sự kiện hôm đó.

Về phần văn nghệ, buổi tiệc sẽ trở nên thú vị hơn khi có tiết mục văn nghệ nào đó. Chương trình văn nghệ nên có sự tham gia, góp mặt của nhiều tập thể. Bởi vì nó sẽ là món quà ý nghĩa, tượng trưng cho lời chúc tốt đẹp đến công ty. Tiết mục có thể đơn giản như bài hát “Happy birthday”,…

Trường hợp ngân sách đưa ra dư giả, có thể mời ca nghệ sĩ đến trình diễn. Tuy nhiên, cần phải liên hệ họ từ sớm để còn hoàn thiện bản kế hoạch chương trình.

Cách tổ chức với bàn tiệc phù hợp trong ngày sinh nhật công ty

Thông thường, dù chỉ là buổi kỷ niệm đơn giản thì hậu chương trình cũng sẽ dẫn đến bàn tiệc. Doanh nghiệp có thể chọn hình thức như tiệc buffet hoặc là tiệc được mặc định số lượng thức ăn. Với tiệc theo bàn, có menu cụ thể, nên đầy đủ các món sau:

• Món khai vị: sẽ gồm 2 món. Nên có salad trộn, súp hoặc thức ăn có độ chua nhẹ để kích thích vị giác người dùng.
• Món chính: có thể gồm từ 3 – 5 món như lẩu, đồ chiên xào, thức ăn chứa  tinh bột nhiều,…
• Món tráng miệng: có thể là trái cây, chè, rau câu, sữa chua,…

Chung quy, việc tham khảo ý kiến của nhân viên công ty sẽ là việc làm cần thiết. Để trên bàn tiệc, hạn chế tối đa thức ăn người dự bị dị ứng, hợp khẩu vị chung. Đồng thời, làm cho người tham dự không cảm thấy chán nản, muốn bỏ về giữa chừng. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cũng cần tìm địa chỉ cung cấp thức ăn uy tín. Để tránh trường hợp xấu xảy ra là người dự bị ngộ độc thực phẩm khi dùng bữa.

Trên đây là Quy trình tổ chức sinh nhật công ty bài bản nhất. Quy trình này bắt đầu từ hai việc quan trọng là Lên ý tưởng chương trình, Hoạch định ngân sách. Tiếp theo Xác định số lượng tham gia, địa điểm tổ chức, lên các tiết mục văn nghệ,…Các yếu tố trên trong quy trình đều có tính liên quan mật thiết với nhau. Chính vì thế, ngoài việc lập kế hoạch chi tiết cho từng khâu; việc phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu sẽ giúp buổi sinh nhật công ty diễn ra tốt đẹp hơn.